Das Pfarrbüro als Marktplatz

Schon die Auswahl der Gäste für das Podium machte deutlich, wie weit die Tätigkeitsbereiche einer Pfarrsekretärin gesteckt sind. Berta Burghuber von der Caritas, der Leiter des Kirchenbeitragsreferats Alois Dambachmayr, Pfarrassistentin und Vorsitzende der Frauen­kommission Sissy Kamptner und Martin Nenning, zuständig für die Pfarrverwaltung in der Diözese – jede/r der Eingeladenen konnte aus seinem Bereich Tipps für die Arbeit im Pfarrrbüro geben und hatte natürlich auch Anliegen im Gepäck.

Pfarrsekretärinnen bereiten Wege.

„Pfarr­sekretärin ist ein anspruchsvoller Beruf“, sagt Sissy Kamptner, als Pfarrassistentin von Steyr-Christkindl selbst Dienstvorgesetzte einer Pfarrsekretärin. „Die Bezeichnung ,Sekretärin‘ deckt in keiner Weise ab, was verlangt wird: von der Hausmeisterin bis zur Seelsorgerin reicht oft der Bogen von Anforderungen.“ Kamptner betonte, dass die Abwechslung und der Kontakt mit den Menschen erfüllend sind, gleichzeitig warnte sie aber die Pfarrsekretärinnen, das Vakuum auszufüllen, das häufig gegeben ist, weil die Pfarrleiter/innen zu wenig da sind oder ihre Aufgabe als Führungsperson zu wenig wahrnehmen: „Als Sekretärin dürfen Sie sich zurücknehmen. Die heiklen Fälle muss auf jeden Fall der Chef oder die Chefin anpacken.“
Martha Leonhartsberger, Pfarrassistentin und geistliche Begleiterin der Berufsgemeinschaft, ergänzte: „Pfarrsekretärinnen machen ihre Arbeit dann richtig, wenn die Seelsorgerinnen und Seelsorger gut weiterarbeiten können.“ Am Beispiel der Anmeldung für ein Begräbnis zeigte sie ihr Anliegen auf: Die Angehörigen eines Verstorbenen sollen im Pfarrbüro einfühlsam behandelt werden; was über die organisatorischen Fragen hinausgeht – konkret das Trauergespräch – ist Sache der Seelsorger. „Pfarrsekretärinnen leiten zur Seelsorge über, sind Wegbereiterinnen, aber keine Seelsorgerinnen“, so Leonhartsberger.

Caritas im Pfarrbüro.

Bettler, Obdachlose, Hilfesuchende – jede Pfarrsekretärin kann davon Geschichten erzählen, wie plötzlich jemand im Büro stand und vehement Geld forderte. „Auch wenn es oftmals nicht leicht ist, hören Sie diesen Menschen zu“, bat Caritas-Regionalkoordinatorin Berta Burghuber. Die Antworten auf deren Anliegen werden unterschiedlich ausfallen: „Man darf natürlich ohne viel Aufhebens einmal barmherzig sein, aber man darf auch Nein sagen.“ Da ist es gut, Caritas-Beratungsstellen in der Region zu kennen. „Wichtig ist, dass im Pfarrgemeinderat geklärt ist, welche Kompetenzen Sie haben.“. Manchmal darf ein Einkaufsgutschein ausgegeben werden oder man kann einen Bedürftigen zum Wirt auf ein Essen schicken, so Burghuber: „Sie sind jedenfalls als Sekretärin für die Caritas ganz wichtig.“

Über die Pfarrgrenzen schauen. ­

Alois Dambachmayr dankte den ­Anwesenden für die Zusammenarbeit mit dem Kir­chenbeitragsreferat. „Wir sind sehr froh, wenn Sie uns verärgerte Beitragszahler schicken. Dadurch können wir manches klären. Ohne Sie hätten wir diese Chance nicht.“ Auch die Arbeit der Datenaufnahme von der Wiege bis zur Bahre, die in den Pfarrbüros geschieht, ist für die Finanzkammer von größter Bedeutung, ergänzt Dambachmayr. „Danke, dass Sie über die Pfarrgrenzen hinaus auf das Ganze schauen.“  

Notwendige Aufgabenbeschreibung.

Martin Nenning machte aufmerksam, dass der Tätigkeitsbereich der Pfarrsekretärin in der eigenen Pfarre kaum bekannt ist. Er wies auf die Notwendigkeit einer Aufgabenbeschreibung hin. „Es darf nicht dazu kommen, dass die Sekretärin machen soll, was alle anderen nicht tun wollen.“ Große und hörbare Zustimmung im Plenum erhielt der Vorschlag, dass die Pfarrsekretärin einmal im Jahr in den Pfarrgemeinderat kommen und dort über ihre Aufgaben berichten soll.